FAQ: Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfungen – Fallstricke und Risiken

Auf vielfachen Wunsch Betroffener haben wir einen kleinen Leitfaden rund um die Betriebsprüfung zusammengestellt. Was für Betriebsprüfungen gibt es, welches sind die häufigsten Fehler die man im Umgang mit den Prüfbehörden machen kann (oder: was gilt es zu vermeiden) und welches Schadenspotential bergen solche Prüfungen? Diese und ähnliche Fragen kommen immer wieder auf.

Einige Versicherte möchten aus den unterschiedlichsten Gründen in die gesetzliche Krankenkasse wechseln. Oft ist dies nicht ohne weiteres möglich. Für viele Privat-Versicherte besteht jedoch nach umfassender sozialversicherungsrechtlicher Prüfung die Möglichkeit, in die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung zu wechseln. Dies gilt insbesondere auch für einige langjährig Privatversicherte. Für einen Wechsel zurück oder eine neue Mitgliedschaft in die GKV müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein und konkrete Maßnahmen eingeleitet werden.

1. Was für Betriebsprüfungen kennt das Sozialversicherungsrecht in Deutschland?

Am häufigsten sind die turnusmäßigen Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung nach § 28p SGB IV. Sie finden normalerweise alle vier Jahre statt.

Die Rentenversicherungsträger prüfen hierbei, ob Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken-, Renten- Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung korrekt berechnet und abgeführt haben und ihren gesetzlichen Meldepflichten ordnungsgemäß nachgekommen sind. Außerdem wird kontrolliert, ob die Künstlersozialabgabe zutreffend abgeführt und bestehende Wertguthaben insolvenzgesichert sind. Die Prüfung umfasst auch die Umlagen wegen Krankheit und Mutterschaft sowie die Insolvenzgeldumlage. Die Deutsche Rentenversicherung nimmt sich dafür die Entgeltunterlagen der Mitarbeiter vor. Alle Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnisse, die innerhalb des Prüfzeitraums (regulär vier Jahre) bestanden haben oder noch bestehen, werden überprüft. Die Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Personen, für die keine Beiträge gezahlt werden. Das bedeutet, auch Gesellschafter/innen, Geschäftsführer/innen, Freelancer, Honorarkräfte, freie Mitarbeiter/innen werden geprüft. Gelangt der Prüfdienst zu einer abweichenden Einschätzung, wird es mitunter sehr teuer für Sie.

Im Rahmen der Bekämpfung von Schwarzarbeit, Ermittlungen der Steuerfahndung oder staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen beispielsweise nach § 266a StGB können sogenannte anlassbezogene Betriebsprüfungen eingeleitet werden. Hierbei besteht dann schon der Verdacht, dass Sie nicht alle Beschäftigungsverhältnisse ordnungsgemäß gemeldet und zu wenig oder keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt haben.

2. Wie werden Prüfbehörden auf mich aufmerksam?

Wer eine Arbeitgebernummer hat, weil mindestens ein/e Arbeitnehmer/in zur Sozialversicherung angemeldet wurde, wird automatisch und in der Regel alle vier Jahre überprüft. Diese Arbeitgebernummer beinhaltet an letzter Stelle die Prüfziffer. Sie bestimmt, ob die Deutsche Rentenversicherung Bund (0-4) oder ein Regionalträger – die ehemaligen Landesversicherungsanstalten, heute Deutsche Rentenversicherung Berlin-Brandenburg, Rheinland, Nord usw.- (5-9) zuständig ist. Haben Sie für Ihre Gehaltsabrechnungen eine Abrechnungsstelle beauftragt, bestimmt deren letzte Betriebsnummernziffer über den zuständigen Prüfdienst.

Hierneben wird im Rahmen der Schwarzarbeitsbekämpfung durch das Hauptzollamt geprüft, je nach Branche auch ohne konkreten Anlass (z.B. im Baugewerbe), auf (auch anonyme) Anzeigen (beispielsweise durch Konkurrenten, ehemalige Mitarbeiter/innen oder aus der Nachbarschaft), zufällig (Mitarbeiter/innen der Zollbehörden entdecken zu ungewöhnlicher Uhrzeit oder Tageszeit auffällige Aktivitäten und entschließen sich zu spontanen Kontrollen) oder auf Hinweis durch andere Abteilungen der Deutschen Rentenversicherung.

Dies geschieht am häufigsten, wenn aktuelle oder ehemalige Vertragspartner/innen etwa eine Rentenkontoklärung durchführen und hier angeben, von Ihnen beauftragt worden zu sein, wenn Ihr Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung bei Ihren eigenen Vertragspartner/innen auffällt oder wenn Dritte beim Ausfüllen verschiedenster Formulare der Deutschen Rentenversicherung Ihr Unternehmen als Vertragspartner benennen.

3. Wie läuft eine typische Betriebsprüfung ab?

Die turnusmäßigen Betriebsprüfungen werden mindestens zwei Wochen im Voraus schriftlich angekündigt und Sie können in aller Regel wählen, ob der Prüfdienst in den Räumlichkeiten Ihrer Steuerberatung oder in Ihren eigenen Räumlichkeiten prüfen soll, oder (bei weniger als 20 Beschäftigten) ob eine Vorlageprüfung stattfindet (Sie übersenden dazu dann u.a. die Abrechnungsunterlagen an den Prüfdienst) sowie eine elektronisch unterstützte Prüfung (euBP) durch Auswertung der (u.a.) Meldedaten. Letzteres funktioniert nur bei Verwendung bestimmter, zertifizierter Entgeltabrechnungs- und Buchhaltungsprogramme.

Dies hat Vor- und Nachteile. Eine Prüfung beim steuerberatenden Betrieb löst Gebührenpflicht aus, kostet Sie also Seitens Ihrer Steuerberatung Geld. Dafür – insbesondere bei Sammelprüfungen, wenn also gleich mehrere Mandanten der Steuerberatung gleichzeitig geprüft werden – besteht die Möglichkeit, dass der einzelne Betrieb nicht allzu gründlich unter die Lupe genommen wird. Bei einer Prüfung in Ihren eigenen Räumlichkeiten könnten vermeintlich harmlose Unterhaltungen oder der Blick in Urlaubslisten o.ä. dem Prüfdienst Anhaltspunkte liefern, in Richtung Scheinselbständigkeit o.ä. zu prüfen und ggf. auch einfach nur durch unglückliche Wortwahl von Laien (die beispielsweise oftmals auch von „Arbeitgeber“ sprechen, wenn der Auftraggeber gemeint ist, und die Worte wie „Einstellung“ verwenden, wenn damit der Abschluss eines Subunternehmervertrages gemeint ist) einen falschen Eindruck zu gewinnen. Wenn Sie eine Prüfung in Ihren Räumlichkeiten durchführen lassen, holen Sie sich idealerweise rechtzeitig eine Beratung ein, damit Sie sicher und fehlerfrei durch die Prüfung kommen.

Die Vorlageprüfung wiederum geht meist schneller und es wird meist gar kein persönliches Treffen notwendig.

Termine können in gewissem Rahmen verschoben werden, insbesondere wenn Sie wichtige Gründe vorweisen können wie etwa den Umzug der relevanten Abteilungen Ihrer Firma, Abwesenheiten der wichtigsten Ansprechpersonen oder besondere Auslastungsspitzen des Betriebes.